Как компании оплатить фитнес сотрудникам

Путь первый: компания платит студии по договору

Компания подписывает договор со студией или клубом и оплачивает занятия по счёту. Сотрудник ничего не покупает и не собирает чеки: он приходит в студию, а оплаченные периоды исполнитель закрывает актами.

Так удобнее, когда занимаются несколько человек или целая команда. Бухгалтерия работает с одним исполнителем, а не возвращает деньги каждому по отдельности, и видно, кто из сотрудников ходит.

Что обычно прописывают в таком договоре, разобрали в статье о договоре на физкультурно-оздоровительные услуги.

Путь второй: компенсация фитнеса сотруднику

Сотрудник сам выбирает клуб или студию, покупает абонемент и приносит в бухгалтерию документ об оплате. Компания возвращает ему всю сумму или часть по своим правилам.

Этот путь выбирают, когда людям важна свобода: кто-то ходит в бассейн, кто-то на йогу рядом с домом. Платить за свободу приходится бумагами: бухгалтерия принимает чеки от каждого и следит, чтобы выплаты шли по одинаковым правилам. Кому положена компенсация, в каком размере и какие документы нести, компании обычно закрепляют во внутреннем документе о льготах.

Чем пути отличаются на практике

• Кто выбирает место. По договору выбирает компания, при компенсации сотрудник.
• Кто платит и когда. По договору компания платит исполнителю по счёту. При компенсации сотрудник платит сам, а компания возвращает деньги позже.
• Какие документы. По договору: договор, счета и акты от одного исполнителя. При компенсации: документы об оплате от каждого сотрудника.
• Видно ли, что человек ходит. По договору исполнитель ведёт учёт посещений. При компенсации компания знает только, что абонемент куплен.

Пути можно совмещать: команда ходит в студию по договору, а тем, кто живёт далеко, компания компенсирует клуб у дома. Как это оформить внутри, решает бухгалтерия.

Налоги и расходы на фитнес: что спросить у бухгалтера

Как учитываются расходы на фитнес для сотрудников и возникают ли налоги, зависит от выбранного пути, от того, как льгота оформлена в ваших документах, и от правил, которые действуют сейчас. Статьи на эту тему быстро устаревают, так что ответ лучше получить у своего бухгалтера до того, как подписывать договор или обещать людям компенсацию. Налоговых консультаций мы не даём, но вопросы для разговора с ним собрали.

Как оплатить фитнес во Flow

Во Flow работают оба пути. По договору компания выбирает формат: своя группа для команды в студии, абонементы сотрудникам в общие группы или тренер, который приезжает в офис. Платите по счёту, оплаченные периоды закрываем актами, посещения фиксируются в нашей CRM. Исполнитель работает как ИП на упрощённой системе налогообложения, без НДС.

Если сотрудник платит сам, он покупает абонемент в студии и получает кассовый чек. Компенсацию компания оформляет по своим правилам.

Реквизиты, код услуги и то, что мы готовим для закупки, собраны на странице для закупок и бухгалтерии. Сейчас по договору у нас занимаются сотрудники двух компаний: инженерной компании из энергетики и апарт-комплекса.